Belastingtips voor ondernemers

Een goede aangifte vereist de nodige zorgvuldigheid. Waar gaat het vaak mis bij ondernemers? Wat moet je dus vooral niet doen? Ontdek 7 valkuilen en tips hoe je ze kunt vermijden.

Aangifte vergeten

Als je te laat bent met je aangifte heeft dat gevolgen. Bij de eerste keer dat je de btw-aangifte vergeet krijg je nog een coulancetermijn van zeven dagen. Je mag dan binnen een week je aangifte alsnog doen. Je krijgt dan wel een ‘verzuimmelding’. Bij een volgende keer krijg je een boete.

Als je de aangifte helemaal niet indient krijg je een naheffingsaanslag. Dat is in ieder geval een boete van 68 euro en een schatting van de btw die je zou moeten betalen. Dit bedrag kan veel hoger zijn dan als je wel aangifte had gedaan. 

Geen nood: als je alsnog aangifte doet wordt de schatting hersteld. Je betaalt alleen de btw die je in werkelijkheid schuldig bent. Maar de boete blijft wel van kracht. Daarnaast kun je nog een extra boete krijgen als je te laat bent met de betaling (zie hieronder).

Belasting niet op tijd betalen

Dit overkomt de besten: je hebt wel aangifte gedaan, maar bent vergeten de belasting te betalen. Vooral bij de aangifte omzetbelasting (btw) is dit een valkuil. Na de aangifte krijg je wel bericht, maar de uiterste betaaldatum en je betalingskenmerk moet je zelf opzoeken via Mijn Belastingdienst. Je zou niet de eerste zijn die dat vergeet.

Er is dan sprake van ‘betaalverzuim’. Als dit de eerste keer is en je betaalt binnen zeven dagen alsnog, krijg je geen boete maar wel een ‘verzuimmededeling’. Bij een volgende keer krijg je wel een boete. De boete bedraagt 3 procent bovenop je aangiftebedrag. Dit is minimaal 50 euro en maximaal 5.514 euro. Als je keer op keer de btw te laat betaalt, kan het boetebedrag verdrievoudigen. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Bonnetjes weggooien

Ook na de aangifte moet je bonnetjes en facturen bewaren. Alle kosten die je hebt opgevoerd in je aangifte, moet je namelijk ook kunnen bewijzen.

Is je administratie niet volledig? Dan kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal zelf je omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Dit is meestal niet gunstig. Als je het niet eens bent met de berekening van de Belastingdienst, moet je zelf bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'. En hoe ga je dat doen zonder bonnetjes?

Zorg dus dat je alles netjes bewaart in een papieren of digitaal archief. Scan bijvoorbeeld alle bonnetjes en facturen in. Maak een goede mappenstructuur, zodat je alles kunt terugvinden. Er zijn handige apps en programma’s die je helpen bij een goede digitale administratie. Daarmee voldoe je slim aan de bewaarplicht.

Verkeerde gegevens invullen

Je krijgt de foutmelding dat de balans niet klopt met de winst- en verliesrekening. Dat kan inderdaad frustrerend zijn. Je aangifte is niet altijd een eenvoudige invuloefening. Voorkom dat je uit onwetendheid verkeerde gegevens invult. Schakel de juiste expertise in of verdiep je goed in de materie. Controleer nauwkeurig je aangifte. Een foutje kan je namelijk veel geld kosten.

Als je bijvoorbeeld een foutmelding krijgt tijdens de aangifte, ga dit dan niet even snel ‘oplossen’ door bedragen zomaar gelijk te trekken of nullen in te voeren. Loop je boekhouding na en ontdek aan welke kant de fout zit. Je boekhouding moet namelijk overeenkomen met je aangifte. Dus zorg dat dit klopt. Vraag een belastingadviseur om hulp als je er niet uitkomt.

Als de Belastingdienst jou ervan verdenkt dat je opzettelijk verkeerde gegevens hebt ingevuld om zo minder belasting te betalen, kun je een 'vergrijpboete' krijgen. Er moet dan wel concreet sprake zijn van grove schuld of (voorwaardelijke) opzet. Hieronder valt ook: met opzet geen aangifte doen, bijvoorbeeld omdat je saldo te laag is om te betalen. De vergrijpboete kan oplopen tot maximaal 100% bovenop de verschuldigde belasting. Dan betaal je dus twee keer zoveel!

Btw verkeerd toepassen

Zorg dat je weet hoeveel btw je terug mag vragen per gekocht product of dienst. Dit staat op de factuur of bon van je leverancier. In de meeste gevallen is dit 21%, maar soms kan het verlaagde btw-tarief gelden van 9%.

Het verlaagde tarief van 9% geldt bijvoorbeeld voor voedingsmiddelen, geneesmiddelen, hulpmiddelen en boeken. Voor een aantal goederen en diensten geldt zelfs het 0%-tarief. In welke gevallen is dat zo? Bekijk een overzicht per btw-tarief.

Zorg dat je zelf ook de juiste btw in rekening brengt bij je klanten. Dat voorkomt misverstanden en onderlinge betalingsverschillen. Je bent daarnaast verplicht bepaalde gegevens te vermelden op de facturen die je verstuurt, zoals je btw-identificatienummer en je kvk-nummer.