Zo houd je betalingstermijnen in bedwang

Lange betalingstermijnen van klanten zijn frustrerend voor ondernemers. Gevaarlijk bovendien, want ze hebben direct invloed op de cashflow van een bedrijf. Volgens de Stichting betalingsachterstandenregistratie heeft meer dan de helft van de Nederlandse organisaties te maken met wanbetaling, waardoor ze gemiddeld bijna 50.000 euro aan inkomsten mislopen.

Zeker voor kleinere bedrijven is een solide cashflow cruciaal. Onzekere cashflow zorgt ervoor dat organisaties niet in staat zijn hun volledige groeipotentieel te bereiken. Maar hoe zorg je ervoor dat klanten snel betalen? We zetten 10 tips en adviezen voor je op een rijtje.

1. Check de kredietwaardigheid van je klanten

Voordat je in zee gaat met die nieuwe klant, loont het om uit te zoeken hoe kredietwaardig hij is. Dat zegt namelijk het een en ander over hoe goed dat bedrijf in staat is de rekening te betalen. Onderzoek van Stichting betalingsachterstandenregistratie laat zien dat gemiddeld minder dan de helft van de bedrijven (44 procent) vooraf een kredietcheck op hun debiteuren uitvoert. Op de website van de stichting kun je vinden welke organisaties vaak betalingsachterstanden hebben. Ook kun je bij financiële dienstverleners als Graydon de kredietwaardigheid van je klanten (laten) checken.

2. Factureer direct na levering

Het klinkt simpel, maar hoe sneller je na levering van een product of dienst je factuur verstuurt, hoe sneller je betaald krijgt. Veel bedrijven sturen hun facturen pas aan het einde van de maand, maar als je begin van de maand iets hebt opgeleverd, zit je een paar weken langer op je geld te wachten. Bovendien loop je het risico dat zaken (lees: facturen) tussen wal en schip vallen als die teveel worden opgestapeld. Maak facturatie dus een topprioriteit na het opleveren van je product of dienst. 

3. Verdeel een groot bedrag over meerdere kleine facturen

Vermijd het liefst een heel hoog bedrag op je factuur. Klanten die zo’n hoge rekening ontvangen, doen er vaak lang over om te betalen. Begrijpelijk – zeker voor kleinere klanten – want zo’n bedrag is een enorme hap uit je eigen cashflow. Je kunt dit omzeilen door het bedrag op te delen in meerdere kleine facturen. Zo wordt het voor de klant minder overweldigend en zorg je er bovendien voor dat je je eigen bedrijf beschermt, doordat je regelmatig kleinere bedragen ontvangt, in plaats van dat je heel erg lang moet wachten op dat ene grote bedrag.

4. Stuur heldere facturen

Dit lijkt een open deur, maar voor de klant is het belangrijk dat snel inzichtelijk is waarvoor hij moet betalen. Dat betekent dat je niet één totaalbedrag voor ‘geleverde diensten’ op je factuur zet, maar dat je specificeert wat je precies hebt gedaan of geleverd en welke kosten daaraan hangen. Breng ook eventuele kortingen helder in kaart, zodat de klant direct ziet welk voordeel hij ontvangt.

5. Bied je klanten betaalgemak

Zorg dat je het betalen van je factuur voor de klant zo eenvoudig mogelijk maakt. Stuur een link voor een IDEAL-betaling mee met je factuur, biedt de mogelijkheid om met PayPal te betalen of met een creditcard. Hoe eenvoudiger het voor de klant wordt om snel te betalen, hoe groter de kans is dat hij dat ook doet. Er bestaan sinds kort ook zakelijke betaalverzoeken, zoals Tikkie en UsePlink. 

6. Geef korting bij snelle betaling

In de zakelijke wereld is het niet ongewoon om een bepaald percentage korting te geven als een klant binnen de gestelde betalingstermijn betaalt. Dit kan een goede reden zijn voor klanten om jouw factuur snel te betalen. Heb je veel klanten die lang over hun betalingen doen? Denk dan eens na over een aantrekkelijke korting voor snelle betalers.

7. Wees duidelijk over de betalingstermijn

Je kunt het klanten niet kwalijk nemen dat ze lang over een betaling doen als niet duidelijk op de factuur staat wanneer het verschuldigde bedrag overgemaakt moet zijn. Op de factuur moet de uiterste betaaldatum of betalingstermijn vermeld staan. Maar ook op het moment dat je een nieuwe klant binnenhaalt, maak je direct duidelijk wat jouw verwachtingen zijn op het gebied van betalingen. Leg dit vast in de Algemene Voorwaarden van je bedrijf en zorg dat huidige en nieuwe klanten hiervan op de hoogte zijn.

8. Automatiseer het debiteurenbeheer

Stop met het versturen van papieren facturen. Dat kost relatief veel tijd en enveloppen kunnen kwijtraken in de post. Stuur je facturen digitaal, of beter nog, zorg voor een volledig geautomatiseerd factureringsproces met de mogelijkheid om online te betalen. De klant kan dan direct betalen op het moment dat hij de factuur onder ogen krijgt. Een geautomatiseerd systeem houdt betalingstermijnen en betalingen bij, zonder dat je zelf continu op de kalender hoeft te kijken of het alweer tijd is om achter wanbetalers aan te gaan. Met zo’n systeem ontvangt je klant regelmatig herinneringen totdat de factuur is betaald. Zo’n systeem kun je zelf implementeren, maar kun je kunt het debiteurenbeheer ook uitbesteden aan een financiële dienstverlener die over zo’n geautomatiseerd platform beschikt.

9. Zorg voor een goede relatie met klanten

Deze tip klinkt als een open deur, maar het is een feit dat het eenvoudiger is om een klant waarmee je een goede relatie hebt, aan te spreken op een te late betaling dan een klant waarmee de relatie wat stroef is. Bij een goede relatie stuur je ook niet direct herinneringen en dreigementen met incassobureaus, maar bel je eerst zelf eens om te polsen hoe het ervoor staat. Misschien is er een goede reden dat jouw klant laat is met de betaling.

En laten we niet vergeten dat de klanten die wél steevast op tijd betalen, ook aandacht verdienen. Laat je waardering blijken en beloon deze klanten. Dat kan door af en toe een extra korting, maar ook door soms iets ludieks te doen, zoals het sturen van een persoonlijke kaart of een taart als je factuur snel betaald wordt.

10. Neem afscheid van wanbetalers

Als je al deze adviezen opvolgt en je hebt nog steeds klanten die heel lang doen over het betalen van jouw facturen, dan zit er maar één ding op. Beoordeel kritisch of je met deze klanten zaken wilt blijven doen of dat je je energie liever steekt in het zoeken naar nieuwe klanten die hun rekeningen wél op tijd betalen.