Hoe eenvoudig kan het zijn? Een klant vraagt om een product of dienst, jij levert dat product of die dienst. Vervolgens stuur je een factuur en de klant betaalt die factuur binnen de afgesproken termijn. Helaas weet iedere ondernemer dat het niet altijd zo simpel gaat. Een goed debiteurenbeheer kan de kans op deze ideale situatie wel vergroten.
Het optimaliseren van het debiteurenbeheer kan grote invloed hebben op je bedrijf. Het zorgt ervoor dat bestaand kapitaal niet verloren gaat, waardoor de liquiditeit van je bedrijf vergroot wordt. Bovendien kun je kosten en schulden beter opvangen, je groei financieren en in veel gevallen zelfs beter presteren dan concurrenten. Het loont dus om je debiteurenbeheer goed in te richten. De praktijk leert dat een methodische aanpak een groot verschil kan maken voor je cashflow.
1. Begin bij het begin
Een cruciale stap in het optimaliseren van je debiteurenbeheer is om te beginnen bij het begin. Dat wil zeggen dat je de kredietwaardigheid van je klanten en prospects checkt voordat je tot levering overgaat. Natuurlijk wil je graag verkopen, maar nog liever wil je tijdig betaald worden. Zoek eens op Google of raadpleeg de databases van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel of Graydon. Zo kun je vooraf beter inschatten hoe groot de kans is dat de factuur voor de door jou geleverde diensten of producten inderdaad op tijd wordt betaald.
2. Maak duidelijke schriftelijke afspraken
Als je geen duidelijke, schriftelijke afspraken maakt over de verwachtingen rondom betalingen, laat je ruimte voor eigen invulling door klanten. Het is daarom essentieel om helder op je factuur te vermelden voor wanneer de betaling bij jou binnen moet zijn. Zo weten zowel jij als de klant waar jullie aan toe zijn en welke afspraken jullie met elkaar maken.
3. Behandel je debiteuren als mensen
Relatiebeheer is misschien wel de belangrijkste factor als het gaat om eenvoudig debiteurenbeheer. Behandel de klanten met een betalingsachterstand professioneel en hoffelijk, daarmee kom je een stuk verder dan wanneer je direct agressieve mails of brieven verstuurt waarin je dreigt met incassobureaus. De meest voorkomende reden dat klanten niet betalen is dat ze het simpelweg vergeten zijn. Een vriendelijke mail of telefoontje waarin je ze er even aan herinnert, helpt veel meer. Zorg ook dat je weet wie je klanten zijn en hoe ze communiceren. Volg ze op sociale media en luister actief naar wat ze te zeggen hebben en probeer ze te helpen. Wanneer klanten zich gehoord en geholpen voelen, zijn ze eerder geneigd tijdig te betalen.
4. Organiseer en structureer
Wanneer je eigen administratie niet uitblinkt in overzicht, kun je niet verwachten dat je binnen een week een geweldig debiteurenbeheer hebt staan. Zorg dus allereerst dat je eigen administratie op orde is. Bij voorkeur maak je één persoon verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Dat wil zeggen dat diegene erop toeziet dat er kredietchecks worden uitgevoerd, dat er heldere facturen worden verstuurd en dat hij bijhoudt wanneer de betalingen binnen zouden moeten komen. Deze persoon kan ook achter late betalingen aan. Heb je geen ruimte om één iemand hiervoor aan te stellen, dan kun je dit ook automatiseren. Er zijn allerlei softwareprogramma’s voor debiteurenbeheer. Wil je helemaal zeker zijn dat je er geen rompslomp van hebt, dan besteed je je debiteurenbeheer uit aan een gespecialiseerde partij. Zo houd je wel de lusten van je klanten, maar niet de lasten.
5. Zorg voor betalingsgemak voor klanten
Te late betalingen komen niet alleen doordat klanten vergeten te betalen, het kan ook zijn dat ze teveel handelingen moeten doen om te betalen. Zorg dus dat het zo eenvoudig is om de factuur te voldoen, het liefst met één klik op de knop via internetbankieren. Er zijn ook klanten die niet betalen omdat ze het eenvoudigweg niet kunnen. Met deze klanten wil je het gesprek aangaan om te bekijken of er regelingen getroffen kunnen worden, zodat je jouw geld niet kwijtraakt en hen tegemoet komt in hun verplichtingen. Niet iedereen komt natuurlijk in aanmerking voor een betalingsregeling, maar ook in het kader van relatiemanagement is het waard om te kijken welke mogelijkheden je kunt bieden.
Het blijft lastig om te zorgen dat iedere klant zijn factuur op tijd betaalt, maar de beste manier voor debiteurenbeheer is het opstellen van een plan om betalingen tijdig binnen te krijgen. Heb jij nog andere tips of adviezen om ervoor te zorgen dat je betalingen snel binnen hebt? We horen ze graag van je!
Ben je benieuwd hoe jouw bedrijf er voor staat? Vraag dan vrijblijvend ons financieel dashboard aan.
Vraag dan vrijblijvend ons financieel dashboard aan. Aanvragen gaat razendsnel. Binnen drie minuten vul je jouw bedrijfsgegevens in en koppel je je zakelijke rekening.
